Erfolgreiche Meeting-Vorbereitung - Worauf kommt es an?

Meetings sind ein fester Bestandteil des organisationalen Alltags und können für vielfältige Zwecke genutzt werden (z.B. Probleme lösen, Informationen austauschen). Studien zeigen jedoch, dass sie in der Praxis oft wenig produktiv ablaufen. Deshalb werden sie trotz des potenziellen Nutzens häufig als Zeitverschwendung wahrgenommen. Unproduktive Besprechungen verursachen nicht nur hohe Kosten, sondern können auch das allgemeine Wohlbefinden und die Arbeitszufriedenheit von Mitarbeitenden beeinflussen. Bei der Suche nach Möglichkeiten zur Qualitätssteigerung sollte auch die Phase der Vorbereitung berücksichtigt werden. Denn sie kann den Verlauf erheblich beeinflussen. Im Rahmen eines Forschungsprojektes wurden 180 Meetingverantwortliche dazu befragt, wie sie ihr letztes Meeting vorbereitet haben. Die Ergebnisse zeigen, dass nicht alle Meetingmerkmale in gleicher Weise berücksichtigt wurden. Die Formulierung von Zielen und die vorherige Festlegung der Besprechungszeit für die einzelnen Tagesordnungspunkte wurden oftmals vernachlässigt.

Isabelle Odermatt, Martin Kleinmann, Cornelius J. König, Katrin P. Giger

Zum Download der Checkliste zur Meetingvorbereitung
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